Hướng dẫn sử dụng máy chấm công màn hình màu

Ngày nay máy chấm công được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Sử dụng máy chấm công sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nhân sự, quản lý chấm công. Có rất nhiều loại máy chấm công trên thị trường hiện nay, như: máy chấm công bằng vân tay, máy chấm công bằng thẻ, máy chấm công bằng thẻ cảm ứng,…

Sử dụng máy chấm công vân tay rất dễ dàng. Nhưng đó là dễ đối với những người biết. Còn đối với những người không biết thì đó lại là cả một vấn đề khó khăn. Để tất cả mọi người đều có thể sử dụng máy chấm công được dễ dàng thì bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công một cách chi tiết và dễ hiểu nhất để tất cả mọi người đều có thể sử dụng được.

Đăng ký nhân viên mới:

Trước tiên, các bạn hãy nhấn nút Menu (M/OK) để vào được màn hình menu như hình dưới đây:

Mục người sử dụng:

Sau đó màn hình sẽ hiện bảng người sử dụng. Bạn chọn người sử dụng mới:

Để thực hiện các thao tác trong mục này, bạn cần sử dụng các mũi tên lên xuống. Sau khi chọn và thay đổi các mục cần thiết, bạn nhấn OK để chuyển sang bước tiếp theo.

Trong đó:

• ID người dùng: Máy chấm công sẽ lấy ID mặc định là từ nhỏ đến lớn và số nào trống đầu tiên. Chúng ta cũng có thể không dùng ID mà máy chấm công tự cấp. Lúc này, hãy nhập một số ID khác bằng cách chọn ID người dùng. Sau đó nhấn OK. Ô nhập ID sẽ xuất hiện. Chúng ta nhập ID mình muốn rồi nhấn OK là hoàn tất.
• Tên: Mục này chúng ta bỏ trống. Tên nhân viên phải nhập trên phần mềm rồi mới up lên máy chấm công thì sẽ hiện tên.
• Vai trò sử dụng:

+ Máy chấm công cho chúng ta 2 vai trò. Đó là người sử dụng và quản lý cao cấp. Mặc định khi đăng kí nhân viên mới thì vai trò sử dụng đều là người sử dụng. Đó là nhân viên bình thường, không có chức năng quản lý. Nếu chúng ta muốn trở thành nhân viên quản lý máy chấm công thì bấm mũi tên xuống. Sau đó chọn vai trò người dùng và nhấn OK. Cuối cùng chọn quản lý cao cấp và nhấn OK lần nữa.

+ Người sử dụng: Nếu máy chấm công không có nhân viên quản lý thì mọi nhân viên đều có thể vào được menu của máy chấm công. Điều này có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Hoặc điều chỉnh hệ thống một cách không chính xác khi người sử dụng vào menu.

+ Quản lý cao cấp: Nên tránh tình trạng mọi người đều vào được menu của máy chấm công. Khi đăng ký chúng ta nên có một người hoặc nhiều hơn một người làm quản lý. Tránh tình trạng ai cũng có thể vào được menu. Khi máy chấm công đã đăng ký nhân viên quản lý rồi thì khi nhấn nút menu sẽ hiện lên ô khóa để xác nhận quản lý. Khi đó chỉ cần đặt vân tay hoặc thẻ của người quản lý vào ta sẽ vào được menu.

• Đăng ký vân tay: Bấm mũi tên xuống ô vân tay, chọn OK. Mỗi máy chấm công cho phép ta đăng ký hết tất cả các ngón tay. Nhưng đăng ký bao nhiêu là do chúng ta quyết định. Có thể là 1, 2,… hoặc thậm chí là cả 10 ngón.

Màn hình đăng ký vân tay xuất hiện. Lúc này ta đặt ngón thứ nhất vào. Ngón nào cũng được. Không nhất thiết là ngón chỉ định trên màn hình máy chấm công. Chúng ta phải đặt tay vào rồi nhấc ra, cứ như thế 3 lần. Cố gắng xoay ngón tay sao cho máy có thể nhận diện được vân tay bạn một cách rộng nhất. Nếu máy báo thành công thì máy sẽ tự động lưu vào. Còn không, máy chấm công sẽ báo xin thử lại. Lúc này bạn sẽ phải thực hiện lại thao tác này để đăng ký. Sau khi đăng ký thành công, máy sẽ tự động thoát ra. Nếu muốn đăng ký ngón tiếp theo, bạn chọn tiếp tục đăng ký vân tay và đăng ký ngón tiếp theo.

• Đăng ký thẻ: Nếu muốn sử dụng thẻ cảm ứng thì chúng ta phải đăng ký thẻ. Hãy chọn số thẻ rồi nhấn OK. Màn hình đăng ký thẻ xuất hiện. Lúc này chỉ cần đặt thẻ lên máy chấm công. Khi máy chấm công đã nhận được số thẻ, bạn nhấn OK để lưu lại là xong.
• Đăng ký mật mã: Cũng giống như đăng ký thẻ. Nếu muốn dùng mật mã, bạn chọn mật mã rồi nhấn OK. Sai đó nhập mật mã rồi nhấn OK tiếp để lưu lại.

Tất cả người sử dụng:

 

Mục tất cả người sử dụng cho phép chúng ta chỉnh sửa hoặc xóa nhân viên có trên mát chấm công.

Chọn tất cả người sử dụng rồi nhấn OK. Lúc này một màn hình danh sách nhân viên sẽ xuất hiện. Ở đây sẽ xuất hiện tất cả danh sách nhân viên trong máy chấm công. Chọn nhân viên bằng mũi tên lên xuống. Hoặc nhập ID của nhân viên nào cần tìm tự động sẽ tìm đến nhân viên đó. Nhấn nút menu để hiện lên 1 bảng có 2 tính năng chỉnh sửa và xóa. Nếu chọn chỉnh sửa, máy sẽ cho phép bạn chỉnh sửa một số chức năng. Như: thêm dấu vân tay, chuyển vai trò người sử dụng, đăng ký thẻ, mật mã,… Nếu chọn xóa, máy sẽ cho phép xóa vân tay, xóa thẻ, xóa nhân viên,… Sau tất cả nhấn OK để lưu lại.

Thiết lập liên kết

Chức năng này cho phép chúng ta thiết lập các thông số trên máy chấm công để kết nối với máy tính.

Ở màn hình chính chọn thiết lập liên kết rồi nhấn OK

Có một số loại liên kết như sau:

• Ethernet: Kết nối với máy tính qua dây mạng RJ45
• Cổng RS232/485: Kết nối với máy tính qua cổng COM
• Kết nối PC: Cho phép chúng ta đặt ID của máy chấm công và mật mã để kết nối với máy tính

Đối với Ethernet:

• Địa chỉ IP: Để máy tính có thể kết nối được với máy chấm công thì lớp mạng của máy chấm công phải trùng với máy tính. Nếu địa chỉ IP máy chấm công không trùng lớp mạng của máy tính. Lúc này, bạn chọn vào địa chỉ IP rồi nhấn OK để thay đổi. Nhập vào địa chỉ sao cho trùng với lớp IP của mạng máy tính. Sau khi thay đổi xong nhấn OK để lưu lại.
• Gateway: Nếu máy chấm công và máy tính sử dụng cùng mạng LAN thì gateway có thể để trống. Nhưng nếu chúng ta muốn lấy dữ liệu từ xa. Nghĩa là máy chấm công gắn ở một nơi và máy tính lấy dữ liệu ở nơi khác. Lúc này ta phải nhập gateway vào máy chấm công. Nhấn chọn gateway để nhập rồi nhấn OK để lưu lại.

Đối với cổng RS232/485:

Nếu chúng ta dùng cổng COM để kết nối với máy tính thì mục RS232 phải được mở. Mặc định máy chấm công đã mở sẵn.

Đối với kết nối PC:

Trong đó:

• Mã số kết nối mặc định là 0. Nếu chúng ta thay đổi thành số khác thì trên phần mềm mục khai báo máy chấm công bạn chọn vào ô password. Chúng ta nhập vào số tương ứng với mã số kết nối. Nếu không thì phần mềm sẽ không kết nối được với máy chấm công.
• ID thiết bị: Đặt ID cho máy chấm công.

Quản lý USB

Đây là cách lấy dữ liệu về máy tính bằng USB. Ở màn hình menu chính, chọn quản lý USB rồi nhấn OK.

Bạn sẽ thấy xuất hiện màn hình dưới đây:

Để tải dữ liệu về USB, bạn chọn tải về, nhấn OK và tải dữ liệu chấm công. Hãy nhớ cắm USB trước khi thực hiện thao tác. Nếu không máy sẽ báo lỗi, không đọc được USB. Nếu bạn đã cắm USB vào máy chấm công thì vào tải dữ liệu chấm công. Máy sẽ cho chúng ta chọn thời gian để tải. Nhưng chúng ta nên chọn tất cả để tải về tất cả giờ ra vào của máy chấm công vào USB. Sau khi tải xong, mà hình máy chấm công sẽ báo tải thành công.

Khi đã đưa thông tin nhân viên về phần mềm, chúng ta sửa lại tên nhân viên và tên chấm công,… Nhưng khi chấm công trên máy chấm công, nếu muốn hiện tên trên máy chấm công thì chọn mục tải lên.

Quản lý dữ liệu

Nhấn chọn quản lý dữ liệu rồi nhấn OK. Xuất hiện màn hình quản lý dữ liệu như sau:

Khi chúng ta sử dụng máy chấm công một thời gian, dung lượng trên máy chấm sẽ đầy. Vì vậy, chúng ta phải xóa bớt dữ liệu không cần thiết để tiếp tục chấm công. Nếu máy hết dung lượng mà chúng ta vẫn cố tình không xóa bớt dữ liệu. Lúc này các dữ liệu chấm công giờ vào, giờ ra sẽ không được lưu.

Để xóa dữ liệu trên máy chấm công ta làm như sau: Vào quản lý dữ liệu, nhấn OK và chọn dữ liệu cần xóa. Trong mục xóa dữ liệu, sẽ có nhiều mục chọn để bạn xóa.

• Xóa dữ liệu có mặt: Xóa dữ liệu giờ chấm công ra vào hằng ngày không cần thiết nữa.
• Xóa tất cả: Xóa tất cả những gì trên máy chấm công có. Lúc này máy chấm công sẽ về trạng thái như máy mới.
• Hủy quyền admin: Xóa toàn bộ quyền admin (quản lý cao cấp) trên máy chấm công.

Đối với việc xóa dữ liệu có mặt, những phiên bản trước máy chấm công chỉ cho chúng ta xóa hết tất cả những giờ ra vào mà máy chấm đang lưu. Nhưng ở phiên bản này thì máy cho chúng ta lựa chọn thời gian để xóa. Có thể xóa tất cả và xóa theo thời gian. Nếu xóa theo thời gian, máy sẽ cho chúng ta chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc.

Ví dụ: Chúng ta chấm công từ ngày 1/6/2017 đến hiện tại, nhưng chúng ta chỉ xóa từ ngày 5/6/2017 (thời gian bắt đầu) đến ngày 5/10/2017 (thời gian kết thúc). Như vậy, máy chỉ xóa dữ liệu trong khoảng thời gian từ ngày 5/6/2017 đến ngày 5/10/2017. Ngoài thời gian này thì máy sẽ không xóa.

Thực hiện như sau: vào menu nhấn chọn quản lý dữ liệu. Sau đó vào mục xóa dữ liệu, chọn xóa dữ liệu có mặt. Nếu muốn xóa hết thì nhấn xóa tất cả. Còn không bạn nhấn xóa theo thời gian. Chọn thời gian mình muốn xóa rồi nhấn OK để hoàn tất.

Hệ thống

Thời gian ngày: Cho phép chúng ta sửa chữa ngày và giờ của máy chấm công.

Dấu vân tay: Trên máy chấm công mặc định có hai phiên bản dấu vân tay là 9.0 và 10.0. Hầu hết các máy chấm công hiện nay đều sử dụng phiên bản 10.0. Nếu trước đó bạn đã sử dụng một máy chấm công phiên bản vân tay 9.0. Thì máy mới này bạn phải chuyển qua version 9.0.

Khởi động lại: Máy chấm công sẽ khởi động lại khi bạn chọn vào mục này.

Nâng cấp bằng USB: Chức năng này cho phép nâng cấp firmware cho máy chấm công.

Cá nhân hóa: Cho phép tùy chỉnh thay đổi màn hình nền, thay đổi ngôn ngữ, đặt lịch hẹn chuông, sắp xếp bàn phím,…

• Ngôn ngữ: Có hai loại là tiếng anh và tiếng việt. Để thay đổi ngôn ngữ, bạn vào menu, chọn cá nhân hóa. Tiếp đến bạn vào giao diện người dùng, chọn ngôn ngữ và sửa lại. Cuối cùng nhấn OK để lưu lại.
• Lịch báo chuông: Giúp cài đặt thời gian cho máy chấm công. Bạn cũng vào menu, chọn cá nhân hóa, rồi giao diện người dùng. Tiếp đến bạn chọn lịch báo chuông, rồi chọn thời gian hẹn chuông.

Thông tin hệ thống: Cho phép chúng ta biết được thiết bị có khả năng lưu trữ là bao nhiêu. Và máy đang lưu bao nhiêu dữ liệu. Xem một số thông tin khác của máy. Để xem dung lượng, bạn vào menu, chọn thông tin hệ thống. Sau đó chọn mục dung lượng thiết bị. Nếu muốn xem thông tin phần cứng, bạn có thể chọn vào thông tin thiết bị. Ngoài ra, nếu muốn kiểm tra đầu đọc vân tay, kiểm tra màn hình,.. Bạn vào menu, chọn chuẩn đoán và chọn mục cần xem.