Cách lựa chọn máy chấm công phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Máy chấm công đem lại cho nhà quản trị những giá trị chính xác mà không phải ai cũng có thể làm được. Máy chấm công khiến cho nhân viên làm việc có thể yên tâm, thoải mái với công sức mà mình bỏ ra cũng đều được ghi nhận. Đem lại công bằng cho toàn bộ nhân viên.

Vì vậy, máy chấm công đương nhiên trở thành 1 sản phẩm của tương lai, 1 sản phẩm được nhiều người ưa chuộng. Lựa chọn máy chấm công cho doanh nghiệp của mình để quản lý nhân viên không còn là điều xa lạ đối với các doanh nghiệp nữa, tuy nhiên lựa chọn máy chấm công như thế nào mới thực sự là phù hợp thì vẫn là câu hỏi khó đối với nhiều doanh nghiệp.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy chấm công với hình ảnh, thông số và mẫu mã khác nhau. Để lựa chọn được máy chấm công phù hợp với yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra, bài viết dưới đây sẽ gửi tới các bạn 1 số tiêu chí đánh giá lựa chọn như sau:

Trước tiên, bạn hãy đặt ra những câu hỏi xem doanh nghiệp bạn sẽ dùng loại máy chấm công nào cho phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Đặt câu hỏi:

– Đầu tiên chắc chắn bạn cần quan tâm đến những dòng máy chấm công phổ biến hiện nay: Máy chấm công bằng vân tay, bằng thẻ cảm ứng, bằng thẻ giấy hay nhận dạng khuôn mặt?

– Bạn có yêu cầu chấm công kết nối với hệ thống khóa để kiểm soát giờ ra vào của nhân viên hay không?

– Máy chấm công có chấm được cho số lượng nhân viên của doanh nghiệp mình hay không?

– Công ty bạn có nhiều cơ sở khác nhau và muốn tập chung dữ liệu về một điểm hay không?

– Ca kíp của công ty bạn như vậy thì phần mềm có đáp ứng được không?…

Trả lời:

Sau khi đã đưa ra được các câu hỏi đó thì ta sẽ đi tới quyết định mua máy chấm công nào cho phù hợp.Tiếp theo khi gọi điện đến nhà cung cấp thì bạn cần bạn hỏi về thông tin máy nào phù hợp với cơ quan của mình. Chi tiết về các vấn đề hỗ trợ sử dụng sau bán hàng, về chính sách bảo hành.Thông thường thì các máy chấm công đã cung cấp phần mềm miễn phí kèm theo máy. Còn vấn đề hỗ trợ lắp đặt và hỗ trợ phần mềm về sau vô cùng quan trọng.

Giá cả thì với mỗi công ty sẽ đưa ra 1 mức giá khác nhau. Có thể có rất nhiều doanh nghiệp bán giá rẻ hơn vài ba trăm nghìn. Nhưng thông thường với các doanh nghiệp này họ không có năng lực hỗ trợ sử dụng. Bạn mua được sản phẩm rồi mà không biết cách sử dụng và không được hỗ trợ sử dụng tốt thì càng mang lại cho bạn phiền toái và bực mình.

Còn đối với các doanh nghiệp với nhiều địa điểm và đơn vị nhỏ yêu cầu lấy dữ liệu tập chung thì bạn có thể đăng ký tên miền. Tại mỗi chi nhánh sẽ được lắp đặt máy chấm công chính hãng. Số lượng tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp. Các máy chấm công sẽ được đặt 1 địa chỉa IP xác định. Kết nối trực tiếp đến Switch mạng. Tại mỗi chi nhánh đó được kết nối Internet thông qua Modem. Máy chấm công kết nối với hệ thống mạng internet tại chi nhánh thông qua dây mạng.

Các kiểu máy chấm công thông dụng:

Dựa trên các cách thức chấm công mà chúng ta có thể chia ra làm 4 loại như sau:

– Máy chấm công bằng thẻ cảm ứng:

Quẹt thẻ khi chấm công. Có thể in ảnh, thông tin nhân viên lên thẻ để phối hợp thẻ nhân viên làm thẻ chấm công.

+ Ưu điểm:

Chấm công nhanh (chưa đầy 3 giây là bạn đã quét được thẻ). Ổn định, máy bền. Có thể tích hợp nhiều chức năng chấm công trong một thẻ. Ví dụ một thẻ có thể chấm công ở tất cả các máy. Loại thẻ này thường được sử dụng rộng trong các doanh nghiệp, công ty. Hoặc tại các khách sạn, nhà nghỉ,… Thẻ này cũng không thể làm giả. Nếu bạn mất thẻ thì chỉ việc huỷ chức năng mở cửa của thẻ đó trên máy chấm công là được.

+ Nhược điểm:

Có thể chấm công hộ, hay có tình trạng mất thẻ, quên thẻ. Mỗi lần ra ngoài bạn phải mang theo thẻ sẽ hơi bất tiện một chút. Và đôi khi cũng làm bạn rơi vào những tình huống như quên thẻ, mất thẻ,… Nhưng đó là điều không thể tránh khỏi.


Máy chấm công thẻ giấy:

Cũng tương tự như máy chấm công bằng thẻ cảm ứng

+ Ưu điểm:

Lắp đặt và sử dụng đơn giản. Không giống máy chấm công vân tay, khuôn mặt cần lắp đặt máy lên, đi đường điện, đường mạng. Thì máy chấm công thẻ giấy chỉ cần đặt ở bàn hoặc vị trí nào thuận tiện để chấm công. Tính công đơn giản, nhanh chóng. Khi chấm công, nhân viên chỉ cần cho thẻ giấy vào máy chấm công. Máy chấm công sẽ in giờ chấm công lên thẻ giấy. Có thể chấm nhiều ca khác nhau. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Giá thành của máy chấm công thẻ giấy thấp hơn so với máy chấm công khuôn mặt, vân tay, thẻ cảm ứng.

+ Nhược điểm:

Không đảm bảo tính trung thực vì có thể chấm công hộ. Thẻ giấy có thẻ bị rách, ướt nếu bảo quản không tốt. Tình trạng mất thẻ, quên thẻ cũng diễn ra thường xuyên.

Tuy nhiên với giá thành rẻ và cài đặt đơn giản thì nó vẫn được xem là sự lựa chọn hợp lý dành cho những đơn vị có số lượng nhân viên ít.


Máy chấm công bằng vân tay:

Sử dụng dấu vân tay của mỗi người để chấm công. Mỗi người có thể sử dụng từ 1 đến 10 ngón tay để lấy dấu vân tay lưu trữ trên máy.

+ Ưu điểm:

Không chấm công hộ được. Chấm công ổn định. Tiết kiệm chi phí làm thẻ chấm công. Dấu vân tay không thể làm giả và cũng hoàn toàn không có sự trùng khớp. Vì thế khi sử dụng máy chấm công vân tay giúp các nhà quản lý yên tâm hơn. Không còn xảy ra tình trạng chấm công hộ, gian lận giờ làm. Không cần phải mang theo thẻ chấm công mỗi ngày. Bởi vân tay của bạn chính là thẻ chấm công. Đã có những lúc bạn từng rơi vào tình huống lục tung đồ để tìm thẻ chấm công khi đi làm, đi ra đi vào không biết để ở đâu, đến công ty mới biết đã quên thẻ chấm công ở nhà.

+ Nhược điểm:

Nhân viên tiếp xúc hóa chất, làm cưa bào, nhà máy sản xuất, ngành nghề liên quan đến dầu và thực phẩm… Dễ mất dấu vân tay. Bẩn mắt đọc dẫn đến khó chấm công. Ngoài ra nếu vân tay bạn bị ướt hay quá lạnh thì cũng không thể mở chấm được công. Ngón tay bị xước hay bị thương cũng khiến việc chấm công của bạn khó khăn hơn. Vì vậy, bạn hãy khắc phục vấn đề này bằng cách nên đăng kí ít nhất là 2 dấu vân tay (nên ở cả 2 bàn tay) để đảm bảo an toàn.

Máy chấm công vân tay thì đầu đọc nhận diện vân tay là quan trọng nhất. Vì vậy cần lựa chọn máy chấm công vân tay có mắt đọc quang học chống trày xước. Như vậy thì việc nhận diện vân tay của bạn mới trở nên dễ dàng. Thông thường máy chấm công vân tay hay phù hợp với khối văn phòng.


Máy chấm công bằng khuôn mặt:

Sử dụng các đặc điểm trên khuôn mặt mỗi người để chấm công.

+ Ưu điểm: Loại bỏ hoàn toàn việc gian lận khi chấm công. Hoạt động ổn định. Tính bảo mật cao. Tránh được tình trạng quên, mất thẻ. Ổn định hoạt động tính toán. Chấm công linh hoạt, ổn định. Kết nối mạng Lan, Internet.

+ Nhược điểm: Thời gian chấm công chậm hơn so với chấm công bằng thẻ. Không hợp với những doanh nghiệp có số lượng nhân sự đông 500-1000 người. Giá thành tương đối cao.


Trong đó, máy chấm công vân tay và máy chấm công sử dụng thẻ cảm ứng là 2 sản phẩm chấm công phổ biến nhất hiện nay. Chính vì vậy đa số những doanh nghiệp hiện nay đều lựa chọn máy chấm công sử dụng thẻ cảm ứng và máy chấm công vân tay.

Dung lượng máy chấm công

Đối với mỗi quy mô doanh nghiệp khác nhau mà các bạn lựa chọn bộ nhớ lưu trữ cho phù hợp. Lưu trữ vân tay/thẻ/khuôn mặt cũng chính là số lượng người dùng có thể quản lý được. Tùy từng máy chấm công có bộ nhớ lưu trữ lớn nhỏ khác nhau. Số lượng vân tay thường đạt 3000 vân tay. Số lượng thẻ lớn hơn rất nhiều. Khuôn mặt thường ít hơn từ 200 – 1000 khuôn mặt.

Máy chấm công kết hợp thiết bị kiểm soát ra vào

Các bạn có nhu cầu vừa chấm công vừa kiểm soát ra vào cửa phòng ban, công ty có thể sử dụng phương án này. Nhiều dòng máy chấm công kiểm soát cửa ra vào tương trợ kết nối đến các hệ thống khóa điện tử. Để tiện cho việc nhân viên chấm công thành công sẽ phối hợp mở khóa cửa để vào công ty, phòng ban. Thường loại máy này đắt tiền hơn máy chỉ có chức năng chấm công.

Bài viết trên đây hi vọng có thể giúp các bạn lựa chọn được loại máy chấm công phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.